Règlements généraux du RECEF en version imprimable
Préambule
Nous, membres fondateurs du Réseau des compétences électorales francophones (RECEF),
- Désireux d’exprimer notre attachement aux principes et valeurs de base qui unissent les États et gouvernements membres de la Francophonie, sur lesquels reposent les régimes démocratiques, et tout particulièrement la tenue régulière d’élections libres, fiables et transparentes, la séparation effective des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire, le respect de l’expression du pluralisme sous toutes ses formes et de la liberté d’expression, l’acceptation de l’alternance politique et la préservation de la sécurité des personnes, et ce, conformément à la Déclaration universelle des droits de l’homme adoptée en 1948 et à la Charte de la Francophonie rénovée à Antananarivo en 2005;
- Respectueux des politiques nationales et déterminés à assurer la promotion et la protection de la paix, de la démocratie et des droits de l’homme, et ce, conformément à la Déclaration de Bamako adoptée le 3 novembre 2000 dans le cadre du Symposium sur le bilan des pratiques de la démocratie, des droits et des libertés dans l’espace francophone;
- Soucieux de promouvoir l’avancement des connaissances et l’approfondissement de la réflexion en matière électorale dans l’espace francophone;
- Conscients pour ce faire de la nécessité de développer la concertation ainsi que le partage de l’expertise et des expériences positives en matière électorale, et ainsi de renforcer, autant que possible, les capacités des acteurs, des institutions et des organismes impliqués dans le processus électoral des États et gouvernements francophones;
- Disposés à faire du RECEF une instance visant le renforcement des capacités électorales;
- Considérant que les institutions et organismes membres du RECEF, pour mener à bien leurs missions, se doivent d’adhérer aux valeurs d’intégrité, de neutralité, de transparence et de professionnalisme dans le respect de la souveraineté nationale;
adoptons les présents règlements généraux qui régissent le RECEF.
Chapitre 1 : Création et dénomination
1. Il est créé une association internationale dénommée Réseau des compétences électorales francophones, ci-après appelée le RECEF.
2. Le RECEF est une entité juridique incorporée en tant qu’organisme à but non lucratif, dont la mission et le fonctionnement sont régis par les présents règlements généraux, ainsi que par les résolutions adoptées par ses instances.
Chapitre 2 : Siège social
3. Le RECEF a son siège social à Québec, au Canada.
4. Le siège social peut être déplacé à l’intérieur du territoire de l’État ou du gouvernement suivant les dispositions des lois locales. S’il est déplacé ailleurs, le déplacement sera fait selon les dispositions des lois de ce territoire après dissolution de l’immatriculation.
5. Tout déplacement du siège social à l’extérieur du Québec doit être proposé par écrit par un membre votant, et l’accord des deux tiers des membres votants de l’Assemblée générale est requis pour l’autoriser.
Chapitre 3 : Langue
6. Le français est la langue officielle et la langue de travail du RECEF.
Chapitre 4 : Objectifs
7. Les principaux objectifs du RECEF sont les suivants :
7.1. Contribuer à ce que l’organisation et la tenue des élections sur le territoire d’un État ou gouvernement membre de la Francophonie, depuis le découpage des circonscriptions électorales jusqu’au contentieux électoral, en passant par la confection de la liste électorale, la distribution des cartes d’électeur, les opérations préparatoires au scrutin, la campagne électorale, la publicité et l’information aux électeurs et à la population en général, les relations avec les candidats, les partis politiques, la société civile et les médias, le financement des partis politiques, le contrôle des dépenses électorales, les opérations électorales, le vote, le dépouillement des votes, l’acheminement, la sécurisation et la proclamation des résultats, s’effectuent dans la transparence la plus grande possible;
7.2. Soutenir les membres du RECEF, contribuer à leur professionnalisation et à leur développement, et les accompagner dans la mise en place de commissions ou d’administrations électorales pérennes, neutres, autonomes et indépendantes;
7.3. Favoriser le professionnalisme par l’échange d’expériences et de bonnes pratiques en matière électorale entre les membres du RECEF;
7.4. Faciliter l’appropriation par les acteurs nationaux des outils et des mécanismes de contrôle des élections;
7.5. Promouvoir la pleine participation des citoyens au scrutin, ainsi que le traitement égal des candidats tout au long des opérations électorales;
7.6. Encourager, dans l’espace francophone, la recherche sur des questions et des pratiques relatives à l’organisation et à la tenue d’élections, de même qu’à leur suivi, afin de stimuler la réflexion portant sur les nouveaux défis et sur l’actualisation des besoins de formation et d’accompagnement;
7.7. Établir et approfondir des partenariats avec toute institution et personne poursuivant des fins compatibles avec celles du RECEF;
7.8. Réfléchir aux nouveaux enjeux et défis dans le domaine électoral et aider les membres à y faire face.
Chapitre 5 : Modes d’action
8. Pour atteindre ses objectifs, le RECEF organise et soutient certaines activités visant notamment :
8.1. La mise en œuvre de programmes de coopération reposant sur des activités de formation, des stages pratiques, des échanges d’information et d’études permettant la mise en commun d’expertises et d’expériences;
8.2. La mise en œuvre de services de consultation et d’information ainsi que des publications à l’adresse de ses membres pour favoriser et diffuser la connaissance, notamment par l’entremise d’un forum d’échanges et d’une bibliothèque virtuelle sur le site Internet du RECEF;
8.3. La constitution d’un vivier d’experts électoraux reconnus et la prise de dispositions pour favoriser leur intervention dans le cadre de diverses missions;
8.4. La constitution d’une boîte à outils à la disposition des membres du RECEF;
8.5. La promotion de structures de formation et de recherche en matière électorale;
8.6. La réalisation sur demande de mandats d’analyse, d’évaluation, d’assistance technique et de formation se situant en amont, pendant et en aval des élections;
8.7. La tenue de congrès, d’ateliers, de séminaires, de colloques et de réunions;
8.8. L’octroi de bourses d’études, de subventions et d’autres types de supports financiers alloués à des individus qualifiés pour leur permettre de poursuivre des études ou des recherches en matière électorale.
Chapitre 6 : Ressources
9. Pour réaliser ses activités et financer son fonctionnement, le RECEF est habilité à recourir aux ressources suivantes :
9.1. Des cotisations versées par les membres, dont le montant est fixé par l’Assemblée générale;
9.2. Des subventions publiques ou privées, des prêts et diverses contributions, en valeurs monétaires, en biens, en services ou en ressources humaines;
9.3. Le produit de ses activités;
9.4. Les dons et les legs;
9.5. Les biens, valeurs et intérêts qui, d’une manière ou d’une autre, sont acquis par le RECEF ou qui lui appartiennent en propre à l’intérieur des limites établies par la loi de l’État ou du gouvernement sur le territoire duquel le siège social est établi.
Chapitre 7 : Membres
10. Toute institution ou organisme qui, dans le respect des dispositions des lettres patentes et des règlements généraux, exerce des responsabilités en matière électorale dans un État ou gouvernement de l’espace francophone peut, sur demande, devenir membre du RECEF. Chaque membre désigne son délégué en transmettant au secrétaire général un avis précisant son nom, son adresse, sa profession et sa fonction.
11. L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) est d’office membre du RECEF. Elle assiste aux rencontres du Bureau et aux Assemblées générales, avec voix consultative, mais sans droit de vote.
12. Les membres du RECEF doivent respecter les lettres patentes et les règlements généraux, de même que toute règle ou pratique administrative qui en découle.
13. Toute institution ou organisme qui souhaite devenir membre du RECEF doit présenter une demande d’adhésion au secrétaire général, assortie des pièces justificatives requises.
14. Le secrétaire général soumet les demandes d’adhésion au Bureau, qui en fait l’examen. Le Bureau accepte les membres au sein du RECEF en tant que membres temporaires, avec voix consultatives, mais sans droit de vote. Ils peuvent bénéficier des services du RECEF et participer à ses activités.
15. L’Assemblée générale entérine les recommandations du Bureau quant à l’admission des nouveaux membres qui obtiennent dès lors le droit de vote sous réserve de s’acquitter du montant de la cotisation annuelle. L’adhésion d’un membre devient ainsi définitive tant que celui-ci n’a pas fait l’objet d’une radiation ou s’il ne s’est pas retiré du RECEF.
16. Un membre qui ne s’acquitte pas du montant de sa cotisation annuelle peut voir sa qualité de membre suspendue.
17. Le Bureau peut en tout temps suspendre un membre si sa conduite et ses activités sont jugées en contradiction avec les présents règlements généraux ou les lettres patentes.
18. Un membre peut se retirer en tout temps du RECEF, par simple avis écrit adressé au secrétaire général.
Chapitre 8 : Structures et organisation
Les instances
19. Les instances du RECEF sont l’Assemblée générale, le Bureau et le Secrétariat général.
L’Assemblée générale
20. L’Assemblée générale est l’organe suprême et souverain du RECEF. Elle est responsable des activités du RECEF. L’Assemblée générale est un lieu de débats, de propositions, d’échanges d’informations et de décisions sur tous les sujets d’intérêt commun à ses membres.
21. En font partie tous les membres en règle du RECEF représentés par leur délégué. Chaque membre du RECEF désigne son délégué en transmettant au secrétaire général un avis précisant son nom, son adresse, sa profession et sa fonction.
22. L’Assemblée générale se réunit en session ordinaire une fois l’an dans un des pays membres.
23. Le quorum de l’Assemblée générale est atteint si au moins 25 % des membres en règle sont représentés.
24. Les résolutions de l’Assemblée générale sont adoptées autant que possible par consensus.
En cas de vote, les résolutions sont adoptées à la majorité des voix exprimées.
Toutefois, les délibérations portant sur une modification des règlements généraux, sur le déplacement du siège social, sur la radiation d’un membre, sur la dissolution du RECEF ou celles prises dans le cadre d’une Assemblée générale extraordinaire doivent être adoptées à la majorité des deux tiers des votes des membres votants.
25. Les pouvoirs de l’Assemblée générale ordinaire sont de :
25.1. Adopter l’ordre du jour de l’Assemblée générale et le procès-verbal de l’assemblée précédente;
25.2. Élire le président et les membres du Bureau, dont le mandat est renouvelable;
25.3. Entériner l’admission des membres temporaires;
25.4. Établir les orientations et approuver le plan d’action du RECEF;
25.5. Approuver les règlements généraux et toutes modifications aux règlements généraux du RECEF;
25.6. Approuver la réglementation interne;
25.7. Approuver les rapports du président, des comités et des groupes de travail;
25.8. Publier des déclarations et des communiqués publics appropriés pour atteindre les objectifs;
25.9. Fixer sur recommandation du Bureau le montant des cotisations annuelles et de toute autre contribution que les membres doivent verser;
25.10. Approuver le budget et les états financiers du RECEF présentés par le secrétaire général;
25.11. Approuver la dissolution du RECEF, le cas échéant;
25.12. Prendre de façon générale les décisions dans toute matière non expressément prévue dans les règlements généraux, mais relevant de sa compétence.
L’Assemblée générale extraordinaire
26. L’Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à la demande du Bureau ou lorsqu’un nombre supérieur au tiers des membres en fait la demande.
27. Le Bureau décide du lieu et de la date de l’Assemblée générale extraordinaire et le secrétaire général procède à la convocation des membres.
28. L’Assemblée générale extraordinaire fonctionne selon les mêmes dispositions que l’Assemblée générale ordinaire.
29. Les pouvoirs de l’Assemblée générale extraordinaire sont de :
29.1. Se saisir de toute question grave ou urgente et prendre les décisions en conséquence;
29.2. Approuver la dissolution du RECEF, le cas échéant.
Le Bureau1
30. Le Bureau est composé de cinq membres choisis parmi les délégués tel que défini à l’article 10 et dont l’accession à la fonction est établie de la façon suivante :
30.1. Le secrétaire général est d’office le représentant de l’administration électorale de l’État ou du gouvernement où est situé le siège social du RECEF;
30.2. Les quatre autres membres du Bureau, dont le président, sont élus par l’Assemblée générale pour un mandat de deux ans renouvelable en tenant compte de la représentation géographique la plus large possible des membres du RECEF;
30.3. Le Bureau choisit un vice-président parmi ses membres lors de la première rencontre qui suit l’Assemblée générale;
30.4. En cas de poste vacant d’un administrateur ou d’une administratrice, le Bureau analyse la situation et peut offrir à l’institution l’opportunité de désigner une nouvelle personne pour être administrateur ou administratrice. En cas d’impossibilité ou de refus de cette institution, une nouvelle personne est élue lors de l’assemblée générale suivante.
31. Le Bureau est l’instance chargée de la gestion des affaires administratives du RECEF.
32. Le Bureau se réunit au moins une fois l’an à l’initiative du président ou de la majorité absolue de ses membres. Ces réunions peuvent se tenir à distance avec l’appui des moyens de communication appropriés.
33. Le Bureau délibère valablement lorsque la majorité de ses membres est présente et, en cas de partage de voix, celle du président est prépondérante.
34. Le Bureau est présidé par son président, qui supervise toutes les actions conduites en son nom. En collaboration avec le secrétaire général, il veille à l’application des règlements généraux, assure la représentation du RECEF auprès des tiers et prend toute décision conforme à l’intérêt commun.
35. Les membres du Bureau ne sont pas rémunérés. Ils doivent assumer la prise en charge des frais de déplacement liés à leur participation aux réunions du Bureau. Nonobstant ce qui précède, le Bureau peut autoriser, à certaines conditions, le remboursement par le RECEF de toute dépense raisonnable supportée par ses membres dans l’exercice de leurs fonctions.
36. Les pouvoirs du Bureau sont de :
36.1. Administrer les biens et assurer la gestion courante du RECEF;
36.2. Veiller à l’application des décisions de l’Assemblée générale;
36.3. Assurer le traitement des demandes d’adhésion en :
36.3.1. Examinant les demandes d’adhésion;
36.3.2. Admettant temporairement les membres;
36.3.3. Soumettant les candidatures des nouveaux membres à l’Assemblée générale pour entériner leur admission.
36.4. Créer des comités pour la réalisation de mandats particuliers;
36.5. Programmer et organiser la tenue des Assemblées générales;
36.6. Approuver le rapport d’activités du RECEF préparé par le secrétaire général, qu’il soumet à l’Assemblée générale pour approbation;
36.7. Élaborer le plan d’action du RECEF, qu’il soumet à l’approbation de l’Assemblée générale;
36.8. Soumettre à l’Assemblée générale pour approbation les amendements aux règlements généraux;
36.9. Pourvoir jusqu’à l’expiration du mandat aux postes devenus vacants de président et, en cas de nécessité, de vice-président;
36.10. Exécuter tout mandat spécifique confié par l’Assemblée générale;
36.11. Prendre dans tous les cas non prévus aux règlements généraux les dispositions et les mesures nécessaires au bon fonctionnement du RECEF jusqu’à la prochaine Assemblée générale.
Le président
37. Le président du Bureau représente le RECEF dans tous les actes de la vie civile.
38. Le président du Bureau est d’office président de l’Assemblée générale et du RECEF.
39. Le président, ou son remplaçant le cas échéant, veille à l’exécution des décisions du Bureau ou de l’Assemblée générale et assure le bon fonctionnement du RECEF. Il peut toutefois déléguer sa signature à tout autre membre du bureau pour les actes d’administration courante.
40. Il peut agir comme arbitre dans des différends qui opposent des membres du RECEF.
41. En cas d’absence du président, il peut être remplacé dans ses fonctions par le vice-président ou à défaut par tout autre membre du Bureau;
42. Il exécute toute autre fonction ou mandat prévu par la loi, les lettres patentes et les règlements généraux ou confié par l’Assemblée générale.
Le secrétaire général
43. Le secrétaire général assure la gestion du Secrétariat général et assiste le Bureau dans toutes ses missions. Il assure l’organisation des réunions du Bureau et de l’Assemblée générale et, à cet effet, prépare les ordres du jour, rédige les procès-verbaux et en assure le suivi. Il assume également les fonctions de trésorier.
44. Le secrétaire général fournit les ressources nécessaires au bon fonctionnement du Secrétariat général, dans le cadre des responsabilités prévues à l’article 47.
45. Il assure les relations avec les autres Réseaux institutionnels. Il est également responsable du développement et du maintien des relations avec toute organisation ou personne qui poursuit des objectifs similaires à ceux du RECEF, et ce, conformément aux orientations du Bureau et de l’Assemblée générale.
46. Il peut développer des outils, notamment pour la gestion documentaire, et des applications technologiques, entre autres un site Web.
47. Le secrétaire général a pour responsabilités plus spécifiques de :
47.1. Recruter et diriger le personnel administratif du Secrétariat général;
47.2. Assurer la coordination entre le Bureau et les différents comités mis en place par le Bureau;
47.3. Tenir à jour les livres et les archives du RECEF;
47.4. Soumettre le budget annuel du RECEF au Bureau;
47.5. Tenir la comptabilité du RECEF conformément aux directives du Bureau et aux lois qui s’appliquent;
47.6. Assurer la préparation du rapport financier du RECEF;
47.7. Gérer les fonds et tous les biens au nom du RECEF et tenir un registre complet et exact de toutes les entrées et sorties des livres du RECEF;
47.8. Présenter et commenter devant le Bureau et l’Assemblée générale les comptes du RECEF;
47.9. Exécuter tout mandat qui lui est confié par le Bureau ou l’Assemblée générale lié à ses responsabilités.
Chapitre 9 : Dispositions finales et transitoires
Les lois applicables
48. Le RECEF est incorporé auprès du Registraire des entreprises du Québec et les lois en vigueur sont celles de la province de Québec.
49. L’année financière du RECEF débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
La dissolution
50. La dissolution du RECEF ne pourra être approuvée que par l’Assemblée générale, et ce, à la majorité des deux tiers des membres votants sur recommandation du Bureau et suivant les dispositions de la Loi du territoire dans lequel le RECEF est immatriculé.
51. En cas de dissolution, les biens existants du RECEF seront affectés à une œuvre ou à toute autre organisation poursuivant les mêmes buts que le RECEF et désignée par l’Assemblée générale.
1 Le Bureau correspond au conseil d’administration en vertu de la Loi sur les entreprises du Québec.